SIIF NACION

¿CÓMO SE DEFINE EL SIIF?

R/ (Decreto 2789 Artículo 2°.) “El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.”

 

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD DEL SIIF?

R/ (Decreto 2789 Artículo 11)
a. Dictar las políticas y los estándares que constituyen el modelo de seguridad del SIIF Nación
b. Aprobar el modelo de seguridad del SIIF Nación presentado por el Administrador del Sistema
c. Determinar pautas para la implantación, complementación y mejoramiento permanente del modelo de seguridad del SIIF Nación
d. Trazar directrices para la divulgación e implantación de estándares de seguridad por parte de las entidades usuarias
e. Solicitar al administrador del SIIF Nación informes de seguimiento sobre la implantación del modelo de seguridad del sistema
f. Evaluar el informe anual de riesgos del SIIF Nación presentado por el administrador del aplicativo
g. Mantener actualizado al comité directivo acerca del estado de implantación del modelo de seguridad del SIIF Nación
h. Determinar los eventos en que por motivos técnicos o de seguridad no se deba realizar el pago directo al beneficiario a través del SIIF Nación
i. Tomar las medidas que considere pertinentes cuando el administrador del sistema le informe del mal uso del aplicativo por parte de los usuarios
j. Darse su propio reglamento
k. Las demás que le determine el comité directivo respecto de la seguridad del sistema.

 

¿QUÉ POSIBILITA EL MÓDULO DE INGRESOS?

R/ Este módulo posibilita el reconocimiento de los ingresos (registro de la cuenta por cobrar), el recaudo efectivo de los mismos y las devoluciones a que hubiere lugar; operaciones que en su conjunto, constituyen la ejecución presupuestal de los rubros de ingresos aforados en el Presupuesto General de la Nación. Para facilitar el registro, control y análisis presupuestal y contable de la ejecución, el sistema permite desagregar los rubros de ingresos a un nivel muy detallado y asociarlos al ente generador del ingreso correspondiente.

 

¿CUÁL ES LA COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE SEGURIDAD DEL SIIF NACIÓN?

 

Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación, estará conformado por:

a) El Administrador del SIIF Nación, quien lo presidirá;

b) El Subdirector de Análisis y Consolidación Presupuestal de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional;

c) El Subdirector de Operaciones de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional;

d) El Subdirector de Ingeniería de Software de la Dirección de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

e) El Subcontador de Centralización de la Información de la Contaduría General de la Nación;

f) El Asesor de Seguridad del SIIF Nación quien ejercerá las funciones de Secretario del Comité, quien tendrá voz pero no voto.

¿QUE NORMA OBLIGA A ADOPTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF?

Respuesta: El Artículo 4 del Decreto 2789 de 2004 establece la obligatoriedad de utilización del sistema, así: “Los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contaduría General de la Nación, o quien haga sus veces, deberán registrar en línea las transacciones en el SIIF Nación asociadas con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de estas, que reciban aportes de la Nación como Unidades Ejecutoras de una sección presupuestal, también estarán obligadas a registrar en línea sus transacciones en el SIIF Nación. Igualmente dichas entidades y dependencias deberán registrar la información de los órganos y regionales que realizan su gestión financiera pública fuera de línea con el SIIF Nación. El Comité Directivo del SIIF Nación, de que trata el artículo 8° del presente decreto, determinará qué órganos ejecutores, por restricciones de carácter técnico, no registrarán la gestión financiera pública en línea con el SIIF Nación.”

¿CÓMO ES LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL SIIF NACIÓN?

Una vez la Entidad ingrese en línea con el SIIF Nación se debe establecer una organización frente al SIIF la cual debe estar compuesta por: Coordinador SIIF Entidad, Soporte Técnico Entidad, Usuario SIIF y Control Entidad, quienes se encargarán de proporcionar apoyo a los usuarios del sistema y efectuar el seguimiento sobre la funcionalidad.

Una vez la Entidad ingrese en línea con el SIIF Nación se debe establecer una organización frente al SIIF la cual debe estar compuesta por: Coordinador SIIF Entidad, Soporte Técnico Entidad, Usuario SIIF y Control Entidad, quienes se encargarán de proporcionar apoyo a los usuarios del sistema y efectuar el seguimiento sobre la funcionalidad. Para conocimiento, a continuación se describen los perfiles y algunas de las funciones que deben adelantar cada uno de ellos, así:

Coordinador SIIF Entidad: es el Jefe Financiero o su equivalente en la entidad, el cual debe ser designado por acto administrativo y además, se debe dar a conocer su designación ante la Administración del SIIF Nación mediante el formato “Designación Coordinador SIIF” establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ejerce, entre otras funciones, la representación de la entidad ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se encarga de la Administración de Usuarios y terminales y cumple con las políticas y estándares de seguridad del Sistema SIIF Nación.

Soporte Técnico SIIF: funcionario que pertenece a la Oficina de Informática o su equivalente o al área financiera con conocimiento en sistemas y se designa ante la Administración del SIIF Nación mediante el formato “Designación Soporte Técnico SIIF” establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se encarga de proporcionar apoyo técnico a los usuarios del sistema, realizar la configuración  e instalación  del sistema y de los certificados digitales. 

Lo formatos pueden ser consultados en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la dirección:www.minhacienda.gov.co en los link SIIF Nación – Documentación – Administración Entidades Formatos.

Usuario: funcionario que utiliza el sistema SIIF Nación en las transacciones financieras que le corresponden de acuerdo con sus funciones y asume la responsabilidad de todos los registros que se hagan en el sistema con su cuenta de usuario, cumple con las políticas y estándares de seguridad del Sistema SIIF Nación.

Control Entidad: Oficina de Control Interno o equivalente encargada de monitorear la administración y operación del sistema en la Entidad.  Presenta al representante legal y al Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por lo menos una vez al año, los resultados obtenidos del monitoreo a la administración y operación del SIIF Nación.

 

PERFILES

La funcionalidad del SIIF Nación está compuesta por transacciones las cuales están clasificadas por perfiles que permiten restringir la información que puede manejar un usuario en el sistema de acuerdo con las funciones que realiza, es necesario definir los perfiles para determinar cuáles funcionarios son los que van a operar el sistema así como, verificar si aquellos funcionarios cuentan con los equipos de cómputo exigidos para operar el aplicativo.

Para conocimiento, a continuación se describen las transacciones dispuestas en cada perfil que actualmente están disponibles en el sistema SIIF Nación, así:

Registrador Entidad: Ejecuta registros de solicitud de creación de usuarios, restricción de categorías, creación de terminales Administración Usuarios  y Terminales. Es el primer perfil que se crea en el sistema. Funcionario que pertenezca al área financiera quien apoya al Coordinador SIIF Entidad.

Consulta Entidad: Permite consultar los registros financieros generados en cada uno de los módulos del sistema.

Presupuesto Entidad: Registro, modificación y consulta de las asignaciones internas y las apropiaciones de gasto, registro, modificación y consulta de la cadena presupuestal de gasto hasta la instancia de reconocimiento de Obligaciones; y de la acusación y recaudo de los rubros conceptos del presupuesto de ingresos. (Área de Operación: Presupuesto).

Contable: Consulta de los lotes, comprobantes contables realizados en forma automática por el sistema, y el registro, modificación y consulta de los asientos contables manuales, generación de reportes de operaciones y estados financieros de la entidad, registro, modificación y consulta de obligaciones presupuestales de gasto. (Área de Operación: Contabilidad).

Pagador Entidad: Registro, modificación y consulta de los pagos. Confirmación de deducciones, generación y reversión de la orden de pago y aplicación de reintegros. Registro, modificación y consulta de generación de solicitudes de cupo de giro ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. (Área de Operación: Tesorería).

Beneficiario: cuenta. Permite garantizar que las cuentas y beneficiarios creados (a los cuales se les va a efectuar el pago) en cada Entidad requieran de un visto bueno, al interior de la misma, antes de iniciar su proceso de validación de consistencia con las bases de datos de las entidades financieras, a través del sistema CENIT del Banco de la República. (Funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo).

Contratos: Registra la información básica de los contratos o actos legales a través de los cuales se afectan las apropiaciones presupuestales. (Área de Operación: Adquisiciones).

Administrativa: Registra la recepción de los bienes y servicios adquiridos. (Área de Operación: Almacén).

 

TOKENS

Actualmente en el sistema SIIF Nación I solamente los perfiles “Registrador”, “Beneficiario Cuenta”, “Presupuesto”, “Contable” y “Pagador” requieren de los dispositivos de almacenamiento Token.

No obstante lo anterior, de acuerdo con lo indicado por el Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, una vez se libere la nueva versión del SIIF, en forma paulatina se irá implementando el uso de los Dispositivos de Almacenamiento (Token) para todos los usuarios del sistema. Por lo cual, las Entidades deben tomar las previsiones presupuestales correspondientes, con el fin de garantizar la disponibilidad de los Token a los usuarios del SIIF una vez ingresen en línea con el sistema y coordinar igualmente, con el Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público si dicha Entidad les va a suministrar algunos tokens.

PROCESO DE CAPACITACIÓN

La capacitación sobre el SIIF Nación II la adelanta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público  de forma virtual a través del SENA, las preinscripciones las hace el Coordinador SIIF Entidad en el software dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Este año los funcionarios preinscritos ya tomaron los cursos de “Privilegios de Entidades y usuarios” dirigido al perfil “Registrador” funcionario ubicado en el área financiera encargado de la administración de usuarios, terminales y asignación de claves.  Así mismo, los funcionarios preinscritos a “Versiones de programación fase anteproyecto” que acaban de terminar el curso.

Es pertinente manifestar, que una vez aprobado el curso el SENA entrega la certificación correspondiente a los funcionarios, la cual es prerrequisito para acceder a las funcionalidades del SIIF Nación II. Se recuerda que la única entidad facultada para expedir la certificación es el SENA.

La información relacionada con la capacitación del SIIF Nación II se dio a conocer mediante la Circular No. 377 MDMVGIDFGAD-19.4 del 12 de Diciembre/07 a las Entidades Descentralizadas.

 

PAGO PROVEEDORES

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público diseñó un sistema que le permite al proveedor o contratista consultar los pagos que alguna de las entidades que se encuentran conectadas en línea con el SIIF Nación, le han realizado, producto de la suscripción de un contrato o acto administrativo donde se ordena un pago a favor de una persona jurídica o persona natural (beneficiario final). El sistema se encuentra dispuesto en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co y se ingresa a través del link “SIIF Nación Consulta de pagos”.

El usuario, proveedor o contratista debe registrar sus datos personales para realizar la inscripción correspondiente. Una vez se registran los datos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público asigna una clave de acceso, a través de la cual permite consultar mediante  un reporte la información de todos los pagos recibidos por el proveedor o contratista en un intervalo de fechas digitadas a las cuentas bancarias que reportó a la Entidad.

El reporte es de carácter informativo y en ningún caso reemplaza la certificación de pagos expedida por cada una de las pagadurías de las Entidades o dependencias usuarias del SIIF Nación.

En tal virtud, una vez las Entidades entren en línea con el SIIF Nación le deben dar a conocer esta información a los proveedores con los cuales adquieran obligaciones de pagos.

PRUEBA PILOTO

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público es el encargado de establecer las fechas y el cronograma para iniciar la prueba piloto, la cual una vez se conozca se divulgará a fin de iniciar el proceso para aquellas Entidades que solicitaron participar como piloto.